Vie associative à Zoomacom

Année 2016 - Louis Rochet

Année 2015 - Cindy Maulavé

Présentation de la mission en tant que volontaire

Le volontaire, rattaché à la fédération départementale de la Ligue de l’enseignement de la Loire réalisera sa mission auprès de l’association Zoomacom.

L'association « Zoomacom » s’est donnée pour mission principale de permettre l’appropriation collective des pratiques et des usages numériques pour les mettre au service de projets économiques, sociaux et solidaires des territoires numériques qu’elle accompagne. L’association réunit des professionnels et des passionnés par les Technologies de l’Information et des Communications (TIC) experts dans leurs domaines de compétences (technique, usages, culture, sciences, sociologie, économique, politique, éducatif…) souhaitant partager et confronter leurs savoirs et connaissances, en donnant bénévolement de leur temps personnel ou professionnel pour accompagner dans un esprit de réciprocité, les usages numériques de l’utilisateur néophyte a expérimenté.

Lire aussi: Cindy volontaire chez ZOOMACOM « Mon service civique me permet de comprendre comment fonctionne une association : je vois autre chose que l’entreprise privée avec parfois une hiérarchie très marquée. »

Mission (8 mois) : Culture et loisirs Valorisation de la contribution collaborative dans le domaine du numérique

Le volontaire, en relation étroite avec les bénévoles et salariés de l'association, aidera à l’animation de la vie associative (mise en lien des différents acteurs, information et mutualisation des ressources, compétences, prêt de matériel, etc.).

Il contribuera également à favoriser le lien de l’association sur le territoire (dynamisation du réseau, mutualisation des compétences et ressources, développement du Pôle Ressources Numériques Local porté par l’association, etc.).

Au cours de la mission le jeune pourra développer de façon conséquente son réseau d’acteurs, découvrir une association d’éducation au numérique, découvrir la vie associative et acquérir ses connaissances sur le numérique et les nouvelles technologies de l’information et des communications.

Mots clés : Numérique, nouvelles technologie, réseau, partage.

Conditions :

• durée hebdo : 24 h (21h mission + 3h projet personnel) / Durée de mission : 8 mois
• Formation prévues : formations civiques + PSC1, éventuellement BAFA/CFGA
• Bagage préalable dont doit éventuellement disposer le volontaire : intérêt pour le domaine du numérique, aisance relationnelle, autonome, bon communiquant, esprit d’initiatives…

Le Service Civique est un contrat d'engagement volontaire pour les jeunes de 16 à 25 ans, où seuls la motivation et l'engagement comptent. Il permet de consacrer 6 à 12 mois à une cause d'intérêt général, au sein d'une association ou d'une collectivité publique, en étant indemnisé. Plus d’informations sur : http://www.service-civique.gouv.fr

Générer des projets avec les membres de l'association

Mise à jour des adhésions

Avant la mise en place de tous nouveaux ateliers ou événements, une liste d'adhérents à jour permet de pouvoir les contacter et de communiquer sur les actions à venir.

• Reprise du classeur des adhésions et création d'un classeur Excel.
• Diffusion de la liste auprès de l'équipe.
• Création d'une liste composée des contacts d'anciens adhérents, qui seront relancés par la suite.
• Mail de relance envoyé via Mailchimp rappelant les activités de l'association, les événements auxquels Zoomacom participe. Un bouton avec un lien internet permettant d'adhérer en ligne (créer via HelloAsso) est aussi présent dans ce mail ainsi qu'une relance au questionnaire de satisfaction.

Apéro de rentrée

Un apéro de rentrée est organisé le 22 octobre 2015 avec l'ensemble des membres de l'association, afin de présenter la mission du volontaire et de recueillir l'avis de chacun sur les premières idées d'actions au sein de l'association. Cet événement permet aussi de faire découvrir l'association à ceux qui le souhaite. Afin de communiquer sur cet apéritif, un mail a été envoyé aux membres du Conseil d'Administration (CA) et un article a été rédigé et diffusé sur les réseaux sociaux.

Questionnaire de satisfaction

Un questionnaire de satisfaction a ensuite été mis en place afin d'en tirer les points forts et les points faibles de l'association ainsi que les attentes des adhérents vis à vis de l'association. A travers ce questionnaire, nous pourrons aussi en ressortir le besoin ou non des adhérents d'être mis en relation par un outil tel que la Sharetribe par exemple.

• Création du questionnaire via Google Forms qui permet de recevoir directement toutes les réponses sur son compte Google Drive.
• Test du questionnaire auprès du conseil d'administration et des salariés de l'association. Il est important de tester le questionnaire avant sa diffusion afin d'éviter une mauvaise compréhension des questions, fautes d'orthographe, oublie de questions, etc.
• Modification du questionnaire selon les conseils des personnes l'ayant testé.
• Envoie du questionnaire par mail à l'ensemble des adhérents (actuels + anciens), sous forme de newsletter via MailChimp.
• Diffusion du questionnaire sur les réseaux sociaux.
• Lien du questionnaire

Participation aux ateliers proposés par l'association

Consulter la catégorie des formats d'animation

Participer aux ateliers permet de connaître les adhérents et de créer des liens. Cela permet aussi de mieux connaître l'association et son fonctionnement. Lors de ces ateliers, on peut ressentir certains besoins. Par exemple, lors d'un JobCamp, un adhérent a proposer : "et si on se voyait ensemble en dehors des JobCamps pour travailler ensemble", certains émettent aussi le besoin d'être formé à un outil numérique, lors des AssoCamps. On peut donc ensuite leur proposer plus facilement des solutions.

Quelques remarques

• Proposer du concret : les adhérents semblent plus motivés par des projets déjà établis et datés. Cela est plus simple quand il s'agit d'événements récurrents, mais difficile à proposer quand c'est une nouveauté. A ce moment là, pourquoi pas proposer une liste d'idées de projets modifiable par tous via un "Pad collaboratif" par exemple...
• Aller vers les personnes : relancer les adhérents est important. Par exemple: envoyer un mail de groupé, puis effectuer une relance téléphonique de chaque personne contacté par mail. Cela permet de savoir si ils ont reçu le mail, d'en discuter, de proposer une rencontre. Il est intéressant de reprendre contact régulièrement avec les personnes motivées et de leur proposer d'échanger sur le sujet en AssoCamp, afin de faire avancer le projet...
• Envoyer des mails qui font réagir : par exemple sur le ton humoristique.. Tout le monde reçoit beaucoup de mails, il faut pouvoir se démarquer des autres et marquer les esprits !

Documentation

• Veille sur Scoop-It
• Pages Facebook d'associations
• Livre "Agir à Lyon et ses Alentours", Guide Anciela 2015-2016

Eléments mis en place

Sharetribe

La mission principale du volontaire est l'animation de la vie associative. La mise en place d'une Sharetribe s'inscrit dans cette mission. En effet, celle-ci permettra de renforcer les échanges et les liens entre les adhérents. Les services proposés par Zoomacom pourront y être mis en avant, comme les ateliers "camp", la location de matériels, la Give Box, etc.

Moyens mis en oeuvre

L'avis des adhérents est nécessaire puisqu'ils feront partie des utilisateurs premiers de la Sharetribe. C'est pourquoi, lors des moments de rencontre avec les adhérents, comme le PapyCamp de Zoomacom, nous avons évoqué le sujet avec eux afin qu'ils puissent nous faire savoir leurs attentes vis à vis de ce service. --> suite à quelques soucis technique, la Sharetribe n'a pas pu être mise en place.

Lettre d'info adhérents

Une lettre d'info est diffusée régulièrement aux adhérents afin de les informer sur les actualités de l'association. Elle sert aussi à faire passer des infos concernant les adhérents eux-même (par exemple : appels à bénévoles, communication d'un événement...). Elle est envoyée à l'ensemble des adhérents actuels et aux personnes ayant exprimé le souhait de recevoir la newsletter dans le Questionnaire. Cette newsletter est réalisé avec mailchimp.com.

Erreurs à éviter

• Les informations que l'on souhaite faire passées à travers la newsletter doivent être sous forme de texte et non dans un format image afin qu'elles soient visibles par tous. Effectivement, toutes les boîtes mail ne sont pas configurées pareil, certaines affichent l'ensemble des éléments contenus dans les mail (texte, images, boutons, etc.) et d'autres affichent seulement le texte (ainsi que les "boutons", généralement). Dans ce dernier cas, le lecteur du mail doit effectuer une manœuvre sur le mail afin de pouvoir voir l'ensemble des éléments contenus dans le mail.

Ainsi, un mailling contenant uniquement des images a peu de chance d'être lu par tous les destinataires...

Dej'Troc de Noël

Un repas de Noël est organisé dans les locaux d' OpenFactory 42. Principe de l'événement : rassembler tous les adhérents ainsi que les équipes de Zoomacom et OpenFactory autour d'un repas partagé à l'occasion de Noël. Le but est aussi de réaliser un troc sur ce thème (déco de noël, jouets, objets en tous genres pouvant, pourquoi pas, être offert le jour de noël..), tout en grignotant.

Programme :

• Présentation de la Sharetribe : découvrez la nouvelle plateforme d’échange en ligne de Zoomacom.
• Repas partagé : amenez un petit quelque chose à boire et à manger que nous pourrons partager !
• Troc de Noël : déposez des objets qui ne vous servent plus et/ou prenez ce qui pourrait faire des heureux le jour de Noël.
• Atelier création de badge : venez créer votre badge à l’effigie de Zoomacom ou d’OpenFactory.

Communication :

• Création d'un visuel pour l'occasion. Utilisation de l'outil en ligne PicMonkey.

Les images utilisées doivent être libres de droit. Exemple de site sur lequel on peut télécharger gratuitement des images libre de droit : Pixabay, Photopin...

Attention : L'image doit être en 300 dpi minimum pour pouvoir être imprimé en A3 sans problème.

• Affichage du visuel au sein de Comptoir Numérique et d'Openfactory42.
• Réalisation d'un article sur le blog de Zoomacom.
• Création d'un événement sur Facebook.
• Envoie d'un mailing aux adhérents (envoie du visuel) via MailChimp.

Organisation :

• Création d'une liste des participants sur framacalc.
• Relance des adhérents par mail et relance des personnes ayant répondu "participant" ou "intéressé" sur l'événement Facebook par message privé via le réseau social. Cela va permettre d'établir une liste des personnes qui seront réellement présentes. En effet, surtout pour les événements facebook, certaines personnes cliquent sur "participer" sur le moment, mais ne sont pas forcément présents le jour J.
  • Il est nécessaire de connaître le nombre de participants afin de prévoir assez de tables/chaises, couverts/verres, etc.

=> Après coup, concernant l'inscription à l'événement, je conseillerai de suivre la même démarche que pour l'inscription aux formations organisées. C'est à dire créer un événement HelloAsso, ainsi qu'une inscription obligatoire via celui-ci. Cela permet d'avoir un seul support d'inscription, la liste des personnes inscrites est facilement exportable, ce qui évite de créer en parallèle une liste sur Framacalc. De plus, l'inscription via HelloAsso permet de recueillir les coordonnées des personnes inscrites, afin de les recontacter pour un autre événement par exemple...

• • Gestion des participants en collaboration avec une adhérente.
• Gestion de l'organisation avec un membre d'OpenFactory. Un Framapad a été créé afin de recueillir l'avis des membres des deux associations sur l'organisation.
• Penser à une solution pour les restes de nourriture qu'il risque d'y avoir.
• Pour l'atelier de création de badges : voici les modèles de badges prêts à imprimer avec les logos de Zoomacom et Openfactory aux dimensions de la badgeuse présente dans les locaux d'Openfactory : Fichier:Modèles Badges Zoomacom et Openfactory.pdf.

Troc Post-Noël

Troc de cadeaux de Noël : pour ceux qui ne seraient pas content de leurs cadeaux que leur a donné le Père Noël. Déroulement de l'événement lors de l'OpenSession "Comment revendre ses cadeaux de Noël pourris sur internet" organisé par Openfactory 42.

• Communication :
  • Faire passer le message aux personnes présentes au Dej'Troc.
  • Création événement Facebook.

Des Formations

Formation HelloAsso à Zoomacom

Suite aux besoins de certains adhérents, des formations sur des outils numériques ont été mises en place par Zoomacom.

• A destination des particuliers : "Comment créer et gérer un événement Facebook ?"
• A destination des associations : HelloAsso / MailChimp

Organisation

Caler une date avec les personnes intéressées. Utilisation d'un framadate ou doodle.

• Attention ces plateformes ne recueillent pas les mails des participants au sondage. Si des personnes non-adhérentes veulent participer à la formation, bien préciser de communiquer leur adresse mail afin de pouvoir les contacter une fois la date de l'événement déterminée.

Une fois la date déterminée :

• Création d'un événement HelloAsso, dans lequel une billetterie est incluse.
  • Important : préciser le nombre maximum de participants dans les paramètres afin de ne pas se retrouver avec plus de personnes que peut contenir la salle.

• • Exemple
  • Possibilité d'exporter la liste des inscrits, pour réaliser une feuille d'émargement par exemple.
• Création d'un événement Facebook.
• Réalisation d'un article sur le site de Zoomacom, qui est parallèlement aussitôt diffusé sur les réseaux sociaux, en y intégrant les liens vers les 2 événements en ligne précédents.

Relances

• par message privé Facebook, les personnes "intéressés" ou "participants" sur l'événement Facebook, ou par mail pour les personnes dont on a les adresses mail.
• par mail, les personnes inscrites à l'événement via HelloAsso afin de confirmer leur inscription, de leur rappeler la date, les précisions (matériel à apporter, inscription sur l'outil auquel ils seront formés, ...), leur rappeler aussi que la formation est gratuite pour les adhérents : il faut qu'ils aient pris leur adhésion avant (envoyer le lien d'adhésion en ligne).

A faire 1 ou 2 semaines avant la date de formation. Mails types.

Diversification de la communication

Création de badges Zoomacom

Voir Dej'Troc de Noël

Rédaction d'articles sur le site de l'association

Il est important de communiquer sur les actions de l'association. Le blog de l'association Zoomacom permet de publier des articles qui sont automatiquement publiés en parallèle sur les réseaux sociaux. Quelques conseils :

• Gros titre : clair, pas trop long, qui peut représenter un bénéfice pour le lecteur...
• Titres à l'intérieur de l'article : souvent utilisés au format "Titre 2"
• Le contenu : "Donner à Voir" (QUOI), "Donner à comprendre" (POURQUOI?), "Donner à faire"
  • Mettre des liens.. pour plus d'infos sur un mot technique, une association, pour renvoyer à un article, un site internet, etc.
  • Aller du plus précis au plus large

Après la création de l'article, vérifier qu'il est bien publié sur les réseaux sociaux et le relayer dans la newsletter -> faire l'article en premier car facilement modifiable...

Publications sur les réseaux sociaux

Vidéos

Vidéo #FaireAutrement

Suite à la campagne #FaireAutrement lancée par EnSSemble.org (plus d'infos ici), nous avons rejoins ce mouvement et grâce à l'équipe de l'EnSSemble.org, nous avons nous aussi notre petite vidéo avec notre logo. L'organisme propose trois vidéos personnalisables afin de permettre à toute entreprise, association, porteur de projet, ou collectif de communiquer sur leurs valeurs et les solutions innovantes qu'ils mettent en place.

Réalisation de montages vidéos/photos

La vidéo est aussi un moyen de faire des retours sur des événements auxquels participe l'association. Cela permet d'alimenter la chaîne Youtube, diversifier les moyens de communication, augmenter la visibilité... La vidéo ci-dessous a été réalisé avec l'outil Windows Movie Maker. Mais ce n'est pas le seul outil de montage, on peut citer l'outil libre Shotcut par exemple...

Attention : avoir l'autorisation d'utiliser les photos, utiliser des musiques libres de droit pour illustrer le montage. On peut trouver de la musique libre de droit gratuitement sur Youtube, ou sur différents sites :

• Ziklibrenbib, blog collaboratif consacré aux musiques en libre diffusion alimenté par des médiathèques.
• Dogmazic
• Auboutdufil
• musiquelibrededroit.com
• Jamendo, permet d'écouter et de télécharger de la musique. Pour certaines musiques, il faut acheter la licence pour pouvoir l'utiliser.
• Une autre liste de sites sur http://korben.info/musique-libre-de-droit.html

Penser aussi à la licence de la vidéo et du contenu.

Infos sur le creative commons

Créer une licence gratuite

Exemple

Montage réalisé après la participation de l'association au salon Tatou Juste de 2015 :

Création d'un QR Code

Voir la page Jeu de piste avec QR Code

Outils utilisés

Outils testés

Fullmobs

Fullmobs est une plateforme collaborative de "crowdtiming", c'est-à-dire faire évoluer des projets grâce au temps consacré par un certain nombre d'individus. C'est un outil permettant de fédérer un maximum de personnes sur une courte durée. Cette plateforme est ouverte aux citoyens ainsi qu'aux acteurs de l’Économie Sociale et Solidaire.

Avec cet outil, il est possible de réaliser 3 types de mobilisation pouvant être créés simultanément :

• Numérique, pour une visibilité maximale sur le web,
• Physique, afin de mobiliser des personnes sur un événement,
• Engageante, permettant de demander du renfort pour l'organisation d'un événement par exemple.

Le lancement d'une mobilisation via Fullmobs est gratuit, il suffit juste de s'inscrire sur la plateforme. L'événement pour lequel une mobilisation est réalisé doit avoir un impact social ou environnemental, et non commercial ! Cet outil est notamment adapté pour mobiliser des personnes autour de la création d'une Give Box, l'organisation d'une Disco Soupe... Il est conseillé de réaliser la campagne de mobilisation 3 semaines avant la date de l'événement. Le temps pour Fullmobs de vous faire des retours sur votre campagne, de l'améliorer si nécessaire, ainsi que pour permettre à votre mobilisation d'avoir le temps de circuler sur le web.

Autres outils utilisés

 Consulter la Conciergerie numérique dédiée aux outils, services et usages numériques

• Trello afin d'avoir un suivi des actions du volontaire
• Doodle pour l'organisation de l'apéro de rentrée
• PicMonkey pour la création de visuel
• HelloAsso pour faciliter l'inscription des adhérents et l'organisation d'événements
• MailChimp afin de diffuser la "lettre d'info adhérents"
• Pixabay pour trouver des images libres de droit
• EGroupWare pour le planning
• Framapad pour les prises de notes collaboratives
• Framadate afin de déterminer des dates de formations ou de réunions
• Penser à privilégier des logiciels libres. Quelques logiciels libres sur le site "framasoft".