Le cadre de travail de la Compagnie des tiers-lieux de 2019 à 2022

Information fin 2022 : Cette proposition était le cadre théorique en vigueur fin 2021. Il n'a jamais été parfaitement appliqué mais nous tendions vers ce format. La structure a depuis évolué ; la documentation à jour ce trouve ici ; Fonctionnement de la Compagnie des Tiers-Lieux

Ce document présente le cadre de fonctionnement de l'association La Compagnie des Tiers-Lieux après deux années d'expérimentation de ce modèle contributif sur la mise en œuvre d'actions pour un budget d'environ 150 000 euros par an. Ce document présente un cadre théorique issu de l'expérience et des conseils ou des nuances par rapports aux difficultés rencontrées dans l'application de ce cadre.

La construction collective du projet et du budget.

1. En fin d'année, le collectif se met d’accord sur les priorités de l’année et sur les grandes missions à mener. Les engagements auprès d'éventuels financeurs ou investisseurs sont naturellement intégrés à ces délibérations
2. Les priorités et les autres projets sont catégorisés en chantiers. Pour la Compagnie des Tiers-Lieux, les chantiers de 2020 étaient les suivants : Maillage du territoire, Développement des ressources partagées, Communication, Accompagnement, Formation, Observatoire des impacts, Programmes spécifiques, Gestion.
3. Une personne se manifeste (ou se réengage) par chantier pour devenir responsable du suivi et de la coordination du chantier. Nous appelons ce rôle LE SOUCIEUX. Le soucieux ou la soucieuse (il ou elle par la suite) est celui ou celle qui rend des comptes au collectif sur l'état d'avancement à la fois des actions réalisées mais aussi de l'évolution du budget du chantier.
4. Il ou elle prévoit le contenu détaillé du chantier et le budget dédié pour l'année suivante. (En tirant les enseignements de l'année précédente s'il y a un passif ; ai-je besoin de plus ? de subventions ou puis-je aller chercher des produits complémentaires ? ai-je besoin de recruter, de communiquer, de financer ou d'accompagner ? quels ont été les coûts cachés que je souhaite rendre visibles ? les imprévus qui se reproduiront probablement l'année prochaine ? etc.)
5. Ce budget est discuté, partagé et stabilisé en 2 ou 3 allers-retours avec le collectif. Cette étape est une étape de négociation collective. Si je souhaite être plus "subventionné" je me justifie sur l'importance de mes missions et sur la difficulté à aller chercher des financements complémentaires. Si elles n'ont pas eu lieu au moment de définir les grandes priorités, des discussions plus opérationnelles prennent place du type "je souhaite un événement encore plus ambitieux VS je souhaite que nous investissions moins de fonds propres dans l'événementiel". C'est pour cette raison que plusieurs allers-retours peuvent être nécessaires pour stabiliser le budget général.
6. Ensuite la soucieuse ou le soucieux gère le suivi des missions de son chantier et du budget dédié. En fonction des aléas il ou elle gère au sein de son chantier s'il reste suffisamment de fonds pour réallouer et "s'en sortir", si ce n'est pas possible, il ou elle amène sa problématique lors d'un temps de coordination avec des propositions et un éventuel appel à la solidarité. Naturellement l'information d'aléas pesant sur le collectif doit être partagée immédiatement lorsqu'il ou elle en prend conscience.
7. Plus important et délicat ; elle ou il gère et la mobilisation des contributeurs et prestataires. Informe des montants disponibles ou potentiellement disponibles et des attendus, s'assure que les contributrices-teurs se rétribuent convenablement pour leur travail. Il ou elle accueille et accompagne les nouveaux, les formes et les oriente vers la documentation de nos pratiques. Elle ou il est responsable du fait de devoir rémunérer les personnes impliquées si le message n'avait pas été clair à l'origine. Il ou elle peut très bien préciser aux contributeurs-trices que le budget est mouvant et que l'on est pas sûr de pouvoir se rémunérer à l'issue du travail (ainsi les risques peuvent être assumer collectivement.). Enfin il ou elle vérifie que les missions avancent et dans le cas contraire s'occupe d'informer le collectif du manque d'implication ou de pilotage sur une des missions.
8. En cas de pépin, d'imprévu et d'appel à la solidarité du collectif pour qu'un chantier dans lequel il reste des fonds puissent venir combler le manque sur un chantier déficitaire, le soucieux ou la soucieuse rassure le collectif en documentant et partageant son analyse de la situation et démontre ainsi avoir tiré les enseignements.

La stabilisation du budget de manière collaborative.

Un budget n'est pas un objet qui tolère les approximations, il peut donc être difficile de parvenir à se caler lorsque chacun structure son chantier de son côté. Il peut arriver qu'un chantier n'ait pas de soucieux ou soucieuse ou que les engagements financiers auprès de partenaires soient plus ou moins calés au moment de concevoir le budget.

Une piste de solution :

• Un ou deux membres du collectif sont référents sur le budget. Ils ou elles ont une connaissance fine des engagements vis à vis des financeurs et sont en mesure de donner une fourchette de produits déjà fléchés sur les chantier aux différents soucieux. Ces référents rencontrent les soucieux et soucieuses pour affiner les budgets à l'issue d'un premier échange collectif afin d’accélérer le processus de stabilisation.

Un budget est un objet qui évolue au gré des événements. Il ne s'agit pas d'attendre la stabilisation de celui-ci pour se mettre au travail. La première version stabilisée du budget peut sortir mi-février en fonction des aléas. Les soucieux et soucieux doivent déjà avoir impulsé les activités en parallèle de leurs travaux sur les budgets.

L'activité de soucieux et son éventuelle rétribution.

Mise à jour rôle et responsabilité soucieux suite à un travail en 2021 :

Mode de fonctionnement théorique en 2019 : Les soucieux sont généralement des membres du collectif relativement impliqués et qui produisent et travaillent sur les activités. Nous veillons bien à distinguer les deux rôles. Soucieux-euse et producteur-trice (que nous appelons prestataire interne). Lorsqu’il ou elle est dans son rôle de soucieux, il ou elle ne fait que s'assurer que tout va bien et réaliser des arbitrages et des réallocations lorsque les choses n'avancent pas comme prévu (Il ou elle n’est pas en production ou en réalisation d’une mission du chantier.). Lorsque quelqu'un s'occupe de piloter une mission au sein d'un chantier et de coordonner la mise en œuvre on n'est plus sur un rôle de soucieux mais bien dans la ligne budgétaire de la mission, le pilotage d'une mission doit être intégré au coût de la dite mission dans le budget.Dans l'absolu, un soucieux pourrait n'être impliqué dans aucune des missions de son chantier et ne s'occuper qu'une à deux fois par mois de s'assurer que tout va bien.

Ce temps ne correspond qu'à quelques heures par mois est très diffus et peu perceptible mais représente une charge mentale et une forme de pression pour la personne. Le collectif doit donc s'interroger sur sa manière de rétribuer les personnes qui s'engagent à porter ce rôle.

Une piste de solution :

• Les soucieux estiment un nombre de jour par mois qu'ils se rémunèrent en échange de ce suivi et cette coordination. 0,5 jour pour des petits chantiers (15000€/an) à 1,5 jours pour des chantiers importants (50000€/an). Par ailleurs, ce temps est deux fois mieux rémunéré que les tâches de productions.

Les modes d’interventions

Pour chiffrer le coût du travail à réaliser dans le chantier, le soucieux ou la soucieux va évaluer le nombre de jours de travail (+/- 7h) et les frais nécessaires. Nous définissons quatre modalités de “jours de travail”. 

SOUCIEUX Repère : entre 300 et 450 euros HT par jour de travail.

CONTRIBUTION Repère : entre 150 et 250 euros HT par jour de travail.

PRESTATION INTERNE Repère : entre 200 et 350 euros HT par jour de travail.

PRESTATION EXTERNE Tarif définis dans le cadre d’une contractualisation.

Pour chaque action, le ou la soucieuse se demande :

Quelle est la part du travail sur laquelle des contributeurs et contributrices pourraient intervenir ponctuellement et aider à l’avancée de l’action sans avoir à participer aux temps de coordination ?	Cette part est évaluée en nombre de jours de travail de “contribution”
Quelle est la part du travail qui ne peut être réalisée par un ou une pilote impliquée sur la durée, capable de rendre des comptes et de solliciter de l'aide du collectif ?	Cette part est évaluée en nombre de jours de travail de “prestation interne"
Quelle est la part du travail qui devra être externalisée, réalisée par un ou une professionnelle extérieure au collectif ?	Cette part est évaluée en tarif de “prestation externe"

Le ou la soucieuse ajoute les frais à engager pour la réalisation de chaque action.

Puis il ou elle conclut par évaluer le nombre de jours de “soucieux” nécessaire pour le suivi et la coordination de l’ensemble de ces missions. 

CONTRIBUTION ou PRESTATION INTERNE ? Il n’est pas toujours évident de définir ce qui pourrait relever d’une organisation contributive de ce qui doit être réalisé par un nombre restreint de travailleurs en prestation interne. La séparation est parfois floue, évolutive et poreuse. Plus qu'une question de faire le bon choix, il s'agit de penser à des modes de mobilisations différents de "une personne s'en occupe". Voici quelques guides de lecture pour faciliter ces choix : La réalisation de l’action comprend des délais et ou des livrables.  La réalisation de l’action est bien documentée et outillée. La réalisation de l’action nécessite une réactivité importante et une prise en charge rapide des requêtes ou des imprévus. La réalisation de l’action est structurée en petites actions claires et délimitées. La réalisation de l’action nécessite une connaissance de l’historique et des derniers éléments d’actualité. La réalisation de l’action nécessite de nombreuses interventions sur un territoire étendu ou une production importante de contenus provenant de nombreuses sources.  La réalisation de l’action implique un ou plusieurs partenaires avec des contacts réguliers.  Des tâches de l’action peuvent être réalisées sans avoir connaissance des autres tâches ou composantes de cette action.  plutôt PRESTATION INTERNE plutôt CONTRIBUTION

L'exécution des missions et des tâches et la rétribution du travail

Le travail ne doit naturellement pas s’interrompre pendant ces périodes de bilan et de structuration du projet qui peuvent s’étaler sur plusieurs semaines voire mois. Au soucieux de s’assurer que le travail réalisé est cohérent avec les grandes lignes qui commencent à émerger du projet du collectif. 

Le ou la soucieuse mobilise des membres du collectif (équipe restreinte) ou de la communauté pour poursuivre ou commencer à travailler sur les missions. 

COMMENT RECRUTER DES CONTRIBUTEURS ? Recruter et accueillir des contributeurs et contributrices. Rassurer et mettre en confiance - “il s’agit d’un travail donc il est rémunéré”. Préciser avec une grande clarté le mode de rétribution et les règles du jeu. Les rétributions peuvent ne pas être financières. Un salarié d’une structure membre du réseau peut contribuer ponctuellement sur les projets sans demander de rétribution financière pour ce travail, cela consiste en un acte d’adhésion et de participation à la bonne santé du réseau. Ces jours de travail doivent cependant être enregistrés par le collectif et valorisés auprès du réseau et des financeurs.

Les membres du collectif travaillent sur les actions. La rétribution demandée pour les jours de travail est définie par le travailleur lui-même.

Les prestataires internes ou contributeurs sont plus ou moins autonomes dans la déclaration de leurs jours de travail et l’évaluation de leur rétribution. Le ou la soucieuse se charge d’accompagner les membres du collectif dans leur montée en compétences de participation à un modèle contributif. 

Exemple

Après que le soucieux en charge du chantier lui ai présenté les documents de suivi et les outils pour réaliser les actions, un membre du collectif réalise trois rencontres de tiers-lieux pour leur présenter la Compagnie des Tiers-Lieux et pour les écouter sur leurs projets et les problèmes qu’ils rencontrent. Cela lui a pris 3 demi-journées, il renseigne 1,5 jours dans la ligne budgétaire correspondante à la visite des lieux sur le tableau de suivi général et indique 330 euros comme rétribution. Il ajoute un commentaire indiquant la visite des 3 lieux à trois moments différents et quelques frais de transports à couvrir.

Chaque action dispose de ces modes et outils de suivi propres.

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Le contributeur réalise le travail.

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Il évalue le nombre de jours, les renseigne dans le tableau de suivi et estime la rétribution juste.

Les contributeurs et prestataires internes facturent leur travail régulièrement à la structure qui porte le projet. 

STATUT DU TRAVAILLEUR ET CONTRIBUTION Les différents statuts d’indépendants sont plus adaptés pour évoluer dans le modèle que nous décrivons. Le temps dédiés n’a pas à être contractualisé, ni négocié avec d’éventuelles encadrants. La facturation peut se faire de manière fluide. Même si ce n’est pas le cas pour nous, nous pouvons imaginer des modes de contributions de salariés en entreprises ou d’agents publics qui sont en adéquation avec ce modèle ou qui s’inscrivent dans des partenariats, du mécénat, des contributions de soutien au projet, etc. Voici pour celles et ceux qui souhaitent débuter les statuts les plus adaptés :

LA JUSTE RÉTRIBUTION La notion de juste rétribution dépend d’abord de ce que vous avez décidé collectivement. Il existe de nombreuses manières de vivre la question de la valeur du travail. Voici quelques pistes : Nous pratiquons la rétribution libre encadrée. Cela consiste à donner un repère de montant et à laisser les personnes se positionner par rapport à ce montant en fonction de multiples critères propres à chacun, non formalisés. On va dire que quelqu’un qui apprend et se forme et qui fait les choses un petit peu moins vite va se rétribuer plus faiblement, que celui qui bénéficiera personnellement de son travail par la suite peut se rétribuer plus faiblement que celui qui travaille pour les autres, que celui qui fait à contre coeur une tâche que personne ne veut faire parce qu’il faut la faire sera plus légitime à se rétribuer plus largement que pour les tâches stimulantes et accessibles. etc. Voir Coremuneration Nous avons dû pratiquer la rétribution en fonction de ce qu’on a (voir annexe approche narrative) . Vous réalisez le travail que vous estimez nécessaire pour le développement de votre projet en vous assurant que vous ne dépassez pas trop le montant de ressources disponibles pour rétribuer le travail. A la fin de l’année, vous divisez le montant disponible de ressources (finalement obtenues) par le nombre de jour travaillé dans l’année et cela vous donne le tarif journalier.  L’égalité salariale. La suppression pure et simple du jugement de différentiation dans la valeur que l’on apporte via son travail au collectif. Chaque membre qui travaille une heure se paye avec le même montant. Une heure de ménage équivaut à la même rétribution qu’une heure de négociations avec les financeurs. (voir https://autogestion.coop/2005/08/17/faut-il-tous-se-payer-pareil/)

La petite histoire et les rebondissements de l’expérimentation de ce modèle au sein de la Compagnie des tiers-lieux. 

La Compagnie des tiers-lieux a décidé de fonctionner selon un modèle contributif de rétribution. Cela consiste à définir en début d'année le travail (les tâches) à réaliser et les chantiers à mener (un chantier comporte plusieurs tâches) et à dédier un budget à chaque tâche. Nous le faisons en général au moment de déposer les dossiers de subventions. Nous désignons collectivement un "soucieux" pour chaque chantier. A chaque trimestre, les membres (soucieux et contributeurs) indiquent le nombre de jours de travail qu’ils ont passés sur chaque tâche et estiment le montant de rétribution qu’ils souhaitent toucher pour la réalisation de ce travail. Une réunion est organisée ensuite pour socialiser les propositions individuelles et arbitrer collectivement sur les demandes. Une fois les sommes validées, chacun édite une facture qu'il envoie à la Compagnie (qui enregistre tout sur son super logiciel de gestion opensource DOKOS).

Ce document raconte les différentes étapes et décisions qui ont été réalisées au cours de l’année 2019 pour gérer ce système.

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Septembre 2018 - Le budget est constitué par l’instigateur de la Compagnie des Tiers-Lieux lors de la demande de subvention qui déclenche la naissance de la structure. 

Mars 2019 - La subvention est accordée au regard de ce budget. Celui-ci est structuré en plusieurs chantiers thématiques et l’instigateur a identifié dans son réseau un responsable par chantier chargé de coordonner les actions et d’assurer l’avancement des missions, et d'animer la communauté des contributeurs (soucieux). On sort les presta classiques (graphisme, web dev, loyer, comptable) du budget contributif pour n'y laisser que les montants qui seront sollicités par les contributeurs (environ 60K€ quand même)

Juin 2019 - Les actions tardent à se mettre en place et les membres pour lesquels l’exercice d’évaluer la valeur de leur travail est nouveau ont peur de demander trop, ou même de demander de l'argent tout court. Les membres se disent qu’il vaut mieux déculpabiliser et pousser tout le monde à bien se servir et à travailler pour que les missions puissent trouver une vitesse de déploiement cohérente avec le projet de la Compagnie des Tiers-Lieux. “Au pire, si le budget est consommé, nous nous arrêterons de travailler.” 

Septembre 2019 - Quelques chantiers sont bien lancés et une partie des membres de l’équipe commence à travailler à tiers-temps voire à mi-temps sur le projet. L’instigateur met à jour le budget ; la seconde demande de subvention n’a pas aboutie, les subventions allouées initialement au travail sur les chantier 2 et 4 sont réorientées sur le chantier communication sur lequel les dépenses sont déjà engagées auprès de fournisseurs extérieurs. Les produits espérés sur les chantier 2 et 4 ne sont pas en passe d’être réalisés. L’instigateur alerte l’équipe sur la situation.

Octobre 2019 - L’équipe continue à travailler sur les dossiers ne cherchant pas à mettre en stand by les dossiers en cours, particulièrement l’organisation de l'événement annuel. A la fin du mois d’Octobre l’instigateur rappelle à l’équipe que le travail des membres de l’équipe en Octobre et Novembre sera difficilement rétribué. La subvention principale ne devait représenter que 40% du budget et se retrouve propulsée à 90% car la seconde demande de subvention n’a pas aboutie et que les produits envisagés n’ont pas été réalisés. 

Novembre 2019 - Un travail de réallocation des ressources et une mise à jour budgétaire permet d’estimer le montant de ressources financières disponibles pour rétribuer le travail des membres d’Octobre à Décembre. L’instigateur et un membre de la Compagnie proposent à l’équipe de déclarer leurs jours d’Octobre à Novembre sur un tableur qui calcul automatiquement le tarif jour et donc le montant total de rétribution par membre de l’équipe. 

Extrait fictif du tableau de répartition du budget contributif restant. Gestion Chantier 1 Chantier 2 Total Montant Total Ursula 0,5 0,5 1 188 € Belzebuth 4 1 5 939 € Gérardo 8 1 9 1 691 € Elle 5 5 939 € Betty 6 6 1 127 € Johnny 8 8 1 503 € Tarif par jour 235 € 34 jours travaillés Budget contributif disponible 8000

Plus les membres déclaraient des jours, plus le tarif baissait. Nous arrivons à l’issue du processus à un montant de tarif journalier de 280 euros alors que le tarif moyen pour le travail de coordination et de pilotage des chantiers se situait entre 350 et 400 euros. 

Décembre 2019 - Le tableau a été complété et on se retrouve dans une situation délicate. Pour le même temps de travail réalisé, ceux qui ont réalisé ce travail avant Octobre ont été presque deux fois mieux rémunérés que ceux qui ont réalisé ce travail à partir d’Octobre. C’est d’autant plus flagrant qu’au sein d’un même chantier, la majorité du travail avant Octobre a été réalisé par un des membres et la majorité du travail à partir d’Octobre par l’autre. Le membre en question propose alors de réaliser cet exercice pour l’ensemble des jours de travail réalisé sur l’année pour atténuer cet écart. Cette proposition est retenue.

La situation est plus juste mais reste problématique pour l’un des membres qui avait principalement travaillé avant Octobre, celui-ci devrait rendre 1000 € au budget. Les membres du collectif se mettent d’accord pour que la somme ne soit pas remboursée et certains diminuent le montant de la rétribution qu’il devrait toucher afin d’équilibrer les comptes. 

Début 2020, il est décidé de faire des revues budgétaires tous les trimestres pour éviter les mauvaises surprises. L'équipe s'élargit de plus en plus (on passe de 5 membres à une dizaine), certains sortent, d'autres entrent dans la Compagnie, le discours et l’accompagnement sur l'utilisation du budget s'affine (chaque trimestre, un membre propose un temps dédié pour remplir le tableau, les nouveaux venus participent). Une difficulté majeure est de planifier à l'avance l' activité à venir alors qu'on favorise la stigmergie et la régulation à postériori. Le fait de revoir régulièrement le tableau des tâches et de l'adapter ensemble permet de réduire le décalage entre ce qui est envisagé en début d'année et ce qui est fait réellement (surtout en période de crises comme le confinement, qui a modifié le programme d'activités, par ex certains membres ont décidé de lancer une opération fabrication de masques et mise en place de circuits courts dans les tiers-lieux dès mars. Ils se sont lancés et n'ont pas demandé l'avis des autres.)

MODELE D'OUTIL DE SUIVI DE LA CO REMUNERATION DANS UN COLLECTIF

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