Gestion de projet en milieux ouverts

Introduction

Cet espace vise à rassembler les enseignements issus de l'expérience de pilotage de projets au sein des organisations dites ouvertes et contributives. Ces contenus doivent pouvoir orienter, inspirer et outiller celles et ceux qui ont envie d'atteindre leurs objectifs dans un temps donné, en embarquant des personnes pas encore déconstruites culturellement sur la contribution et tout en respectant les subtilités des écosystèmes contributifs très ouverts.

La centralisation de ces contenus débute en janvier 2023 et fait suite à des travaux sur les modèles contributifs.

Ressources

Contenus de formations

Support de formation à la coopération ouverte par la Compagnie des tiers-lieux

Pilotage de projets complexes ouverts et incertains

Autres documentations

Exemples de communication pour impulser une dynamique autour d'un projet ouvert ou du développement d'une ressource commune.

Trouver du travail en tant que contributeur-trice, travailler dans les écosystèmes contributifs

Recruter, accueillir et intégrer des contributrices et contributeurs

Piloter et animer les contributions à une ressource partagée ; faire vivre un commun.

Manifeste de l'ordre pragmatique en tiers-lieux

Temps de formation et d'échanges.

Temps d’échanges Octobre 2023 (Comm'un lundi)

Benoît :

Maxime : Rosée salarié, Occitanie animer la comunauté, on teste le budget contrib.

Rémi : Contrib Compagnie des tiers-lieux, formation piloter un tiers-lieux, et j’accompagne un collectif à lomme le quai des transition.

Anne-Gaëlle : Anne Gaële, salariée du réseau TL Bourgogne France-Comté, en tant que chargée de mission Formation.

Camille : de l’association Kaja Kaona, association d’insertion par l’activité basée à Mayotte, je suis chargée de développement tiers-lieu (montage, portage, programmation, mise en place de partenariat) et j’accompagne le tout récent réseau régional de tiers-lieu de Mayotte

Rémi : A côté du monde des tier-lieux, dans une asso bénénova, comment intégrer ces modèles dans le monde associatif qui sont dans des trucs très classiques. j’ai expérimenté le modèle. j’ai pas de quoi le présenter simplement.

bdh > support de formation - https://collab.tiers-lieux.org/s/DSx4m6RGdMbYFfB

maxime > Je viens de passer l’étape de le présenter simplement.

Maxime ; Je suis bloqué au stade d’amener un changement de posture, je fais des efforts mais pas de changement de posture, tout le monde complexe à mort sur le fait de se retribuer. Difficile sur un truc où tout le monde est éloigné. Maintenant avoir testé le truc très libre, aller sur un truc plus encadré. Quand ils décident des coûts journaliers ils se débloquent.

Benoit: a atteint certaine limite dans certaines communautés avec le bc, volontée de trouver un nouvel espace de discution > “gestion de projet en milieu ouvert”

Anne-Gaëlle : on teste le budget contrib mais personne le met à jour malgré l’investissement. Comment rassurer et faire comprendre le budget contrib auprès de sfinanceurs.

Prebleme soulevés :

• Remi : la notion de retribution vs benevolat, les contributeurs ont du mal à comprendre l’interet
• Benoit : trouver les mots, pointer des situations concrete. Il ne faut pas que ce recit empeche de contribuer. La transparence c’est necessaire (pour eviter que ça pete à un endroit)

Maxime : L’argu choc, est-ce que la tructure sait à quel point vous contribuer au réseau. Le problème arrive au moment où les sous arrivent.

J’ai simplifié au max le truc - un mode d’emploi du budget contrib https://cloud.tierslieuxoccitanie.com/index.php/s/afyNm7Lp3fQ98EQ

guide du contributeur :

https://cloud.tierslieuxoccitanie.com/index.php/s/pF72TD8zQyS7EDK

Donner des exemples de contributions + formation collective 5 ou 6 personnes pendant une heure. Ils posent des questions puis ils ont accès à l’outil des contrib, le mettre dans les favoris. Au début ça les interessaient pas trop, y a eu un article écrit par la rossée avec paca qui parlait de ça ça les a interpellé, il y a 7 groupes de travail, ils gèrent leur budget ensemble avec ça. Beaucoup de messages et relances.

Rémi : Je m’attaquais au réseau, je vais tester sur Lille d’abord. Le séminaire a une grosse feuille de route, ils ont pas les moyens de recruter et les associations ont besoin de thunes.

Anne Gaelle : question des financeurs

Benoit : plusieurs n’ont pas besoin de savoir

Ex. compagnie projet européen, il était necessaire de se salarier. Mais le salariat n’est pas antinomique, on peut même mixer les deux. Helas, les deux modeles entrainent des cultures de travail differents.

Un argument suplementaire : les CT ont conscience que les associations sont à l’epuisement. Donc ils sont sensibles au contributif.

Maxime : asso fiscalisé, vu que les membres du CA sont “interessés” par le budget contributif.

Benoit : projet européen, bcp de benef 2022 (gros impot sur les societés, parceque fiscalisé)

6 février - 2ème session

Isabelle, Benoît, Elise, Thomas, Aurélien, Maïlis, MTK

Harvard Business Review de la gestion de projet

Le pilotage de projet - il faut pouvoir être en position de le faire. (Benoît présente un document)

Est-ce qu'on forme 10 personnes sur le pilotage de projets complexe en milieu ouvert ? et ils nous doivent 3 ans de pilotage dans l'écosystème tiers-lieux.

Thomas : J'ai passé une semaine à expliquer ce que les gens doivent faire comment faire plus simple.

Isabelle : Recrutement, armée, etc. Attentions aux termes. Je fuis. lllustration : Comprendre ce que l'on essaye de faire ensemble. Problématique de la vision globale, du temps disponible et de ce que l'on doit faire et ce que l'on fait à un instant t.

Importance d’une vision partagée commune pour avancer ensemble efficacement

Maïlis : On a fait une vision, plus une autre visio, c'est une XP de laboratoire. Y a plein de gens avec plein de casquettes. Différentes thématiques, territoriales. Problèmes persos. Facilitation graphique peut-elle résoudre ça ? Créer du lien, créer de la confiance, se voir.

Benoît : Il faut faire attention, à pas être toujours en XP

Maïlis : ça me facilite le fait de merder le côté XP, et ça me force à documenter

Elise : Etant débutante, je suis ok sur le côté xp. Quand on est débutante, sous le prisme neuroscience, partir du besoin des personnes, les faire parler.

Isabelle : Aussi une question de temps, de légitimité. Pour relief, on part bille en tête. Comment aider à accompagner et à s'apprivoiser,

Aurélien : Pour ma part, en tant qu'entrepreneur je me sens mauvais, le cul entre deux chaises entre freelance et salariés. Envie et motivation de devenir pilote mais j'ai besoin de me former ou d'être former. Possible donc d'être co-pilote ou apprentis pilote. Et dans ma situation, j'ai besoin de rétribution.

Expression de besoins

Maïlis :

1/besoins individu: mieux me former/ m'acculturer au processus de projet ouvert et collaboratif- contribuer et me rétribuer assez pour assurer ma sécurité

2/ besoin collectif: ouvrir le réseau à plus de contributions des TL et donc ouvrir les projets sur des modèles contributifs.

3/ Communs: pouvoir documenter nos expériences sur ces projets ouverts et complexes, et qu'elles servent à d'autres réseaux et TL

Aurélien :

1/ contribuer

2/ me retribuer

3/ faire réseau => augmenter mon capital social et donc mes opportunités économiques

Les besoins se rencontrent, comment peuvent-ils correspondre ?

6 février 1ere session

• Benoît
• Sylvain Couture, coordinateur RELIEF - on structure. On est en contributif depuis juin 2022. Tout est passé sur Airtable
• Cathy Droucheau - sud ile de france. collectif TL rural qui va ouvrir en septembre, collectif vallée de chevreuse
• Marie-Laure : Je suis là en béotienne, j'ai envie d'avancer sur le sujet, CoopTL pendant 8 ans et FTL pendant 3 ans et demi, depuis 15 jours libre comme l'air.
• Maxime, La rosée (occitanie), salarié, on a fait l'exercice de mettre les feuilles de routes des gt en communs, on a acté le budget et on va aller plus en profondeur sur les modèles contrib.

Cathy : Collectif vallée de chevreuse, on porte un festival avec une asso qu'on a créé. Ce qui nous questionne, les tiers-lieux ont eu envie d'être fédérés, animés par l'asso sur des sujets communs. On est en coconstruction avec eux, identification de leurs besoins à trois échelles, individuels, collectifs et territorial. L'asso peut amener des réponses et des pistes de solutions. Se pose la question de la contribution et rétribution. Tout les membres de l'asso ont travaillé à titre gracieux. ça prend du temps. On apporte nos compétences, doit-on faire payer ? si oui comment ? On a des entreprises, des associations, etc. Demain on a une réunion de l'association pour réfléchir à un modèle économique. Sujets de mutualisation de postes.

- retour sur les aspects culturels, questionnement sur les rapports à l'argent de chaque personne. Autre exemple, c'est l'accorderie. Temps contre compétence. MarieLaure, le lieu qu'on monte une double grille tarifaire, les gens payents moins chers les services. Le temps de contribution est obligatoirement mesuré et on incite les gens à s'obliger à donner du temps s'ils ont moins d'argent. Maxime > j'avais observé deux modèles, décomplexé le rapport à l'argent. Monnaie temps à la Raffinerie : https://documentation.laraffinerie.re/index.php?title=La_monnaie_temps&veaction=edit. On pouvait payer des gens qui ont pas de statuts pour recevoir de l'argent. Sylvain, ça me fait penser aux SEL. Par rapport aux problèmes de rapport à l'argent, au début relief, personne mettait ses heures, problème de l'outil informatique. Ils aiment bien relief, ils voulaient pas coûter au réseau. Après 4 mois d'expé, le budget prévisionnel on l'explose pour 2023. Le verrou a été cassé. Même la CRESS a demandé. A la fin de l'année on était en excédent, il nous restait 80,000€ toute nos actions avaient coûté pas grand chose. Il nous restait après 20,000€ on a reversé 10K€ dans les communs. On a conservé 10K pour lissé les rétrib des contrib 2022. Si vous vous sentez biaisé, ou si vous sentez que certains sont pas assez rétrib, y a un formulaire pour filer le surplus à celles et ceux qui en avaient besoin. Les endettés, les sous évalués ont pu bénéficier d'une petite prime. On a des exceptions qui arrivent pas à facturer - le PNR. On diversifie les modèles de conventionnement (sponsoring, mécénat).

Maxime : Budgets contrib, la première fois, c'était avec Benoît, j'étais sur un lieu, à l'échelle d'un lieu j'étais dubitatif, c'est plus facile à l'échelle d'un réseau. Phase intermédiaire, l'asso s'est créée, autonomisé en 2022. Budget annuel, je suis arrive en salariat, je suis arrivé à la fin de l'année, qui allait pouvoir prétendre à toucher ces fonds, ceux qui ont travaillé sur des livrables, ceux qui ont travaillé sur des trucs chiants, ça a été posé sur la table avec transparence mais pas de clareté, règles un peu tacites et ça a généré énormément de tensions. J'ai lu de la doc et j'ai partagé, beaucoup issue du travail de la compagnie. Premier constat > j'ai commencé à vouloir l'appliqué à la lettre, dans les GT, c'était la panique, comment ça on se rétribue après, on est parti sur des débats sans fin pour des gens qui ont pas beaucoup le temps. Bien qualifier les moyens que chacun avec besoin. On a 8 GT + personnes qui ont des mandats. Ils peuvent demander des moyens. Ils ont mis ça de manière pratique. J'ai tenté de faire qualifier en prestation interne, bourse contributive (xp budget ouvert). Partager le temps de travail des salariés, puisque c'est la moitié du budget. Chacun des groupes a accepté de baisser, pas de jugement collectif, prioriser plutôt que supprimer. Maintenant faut y aller > je vais utiliser Loot.

Sylvain : problème de personne qui ont pas de structures.

Marie-Laure : Le montant, comment est-il fixé ?

Problématique entrepreneuriale

9 janvier 2023 lors de Comm'un Lundi :

situation 1 par Joséphine Damidot :

temps de sensibilisation au CA en septembre 22, accord pour un test sur ce format là: les Rencontres régionales organisées fin juin.

une partie du budget est en mode contributif.

demande de subventions auprès de partenaires, et mobilisation du réseau.

comment gérer des différences de positionnement dans un groupe bénévole / contributif / salarié d'un lieu,... ?

bénévoles rétribués mais pas obliger d'être rémunérés : si certains ne veulent pas d'argent, c'est ok. Benoit propose qu'une rétribution soit obligatoire, et certains peuvent l'avoir de manière financière. Si certains veulent imposer une non rémunération à toustes (l'argent c'est le capitalisme, c'est mal,...), c'est très compliqué de bosser avec eux. On discute de la rétribution afin de garder un équilibre symbolique entre les membres du collectif. (un câlin, décider de la couleur du site,...). la Cie des tiers lieux utilise un formulaire pour les équipes nombreuses : Loot. Certains sont contre des formes de rétribution et les échanges restent actifs.

rendre visible le temps passé : le temps est le même pour tous, pour sortir de la méritocratie, des questionnements sans fin autour des débutants / experts,...le temps passé donne un indicateur sur la valeur de la ressource finale. faire attention à ces différences d'investissement.

quel % du budget alloué en mode préparatoire ? comment gérer la délégation logistique, opérationnelle...?

le truc le plus simple pour Benoit : mettre une petite enveloppe qui correspond à un budget réaliste moyen pour une personne de compétences moyennes. Détecter les écarts trop important de rémunération : si la personne s'attend à 1000 euros/jour, plutôt éviter de travailler avec lui.

Ensuite dans le suivi de la gestion de projet : l'équipe va se rendre compte du temps à consacrer, estimer le budget nécessaire, et revenir vers le gestionnaire pour éventuellement ajuster l'enveloppe. le gestionnaire est aussi là pour aider les gens à se payer justement.

Inversement, le gestionnaire/catalyseur peut être embêté car les gens se surpaient pour un rendu non pertinent. les détecter rapidement et cadrer.

Comment gérer les personnes qui passent leur temps en réunion sans contribuer par ailleurs ? Expliquer au départ que la coordination n'est pas rémunérée, même si ce n'est pas tout à fait exacte, et proposer de voir les exceptions au cas par cas.

Avant d'être dans l'opérationnel, comment rétribuer la partie créative et d'alignement ? par pédagogie, on parle de production entre les temps de partie créative ou d'alignement. la créa se fait sur invitation sur le budget de la personne qui t'a été invitée.

Nécessite de bien distinguer la partie prod de la partie coordo/alignement. Le pilote/soucieux doit bien choisir les membres qui vont participer à la réunion de créa. Assumer ce choix, réduire le nombre de personnes invitées sans créer des sentiments d'exclusion.

Les équipes toujours ouvertes ne fonctionnent pas. Des personnes partent et arrivent tout le temps, Il est plus pertinent d'alterner les périodes ouvertes et d'accueil de nouveaux, et les périodes de prod plus fermées. Cette période de prod reste ouverte par transparence vis-à-vis des non présents qui peuvent suivre l'avancée du projet via le chat.

Qui fait cette gestion de projet ? soit toi qui comprend cette susceptibilité, soit qq en qui tu as confiance et qui a déjà fait de la gestion de projet et qui peut te libérer de la gestion de projet.

ils travaillent avec un personne physique, pas morale, car une personne morale n'existe pas. On peut travailler avec des personnes salariées dans une personne morale. et au lieu de facturer en leur nom, ils vont facturer au nom de la personne morale.

Les tiers lieux facturent peu à la Cie des tiers lieux, les personnes facturent souvent depuis leurs noms, plutôt que depuis leurs tiers lieux.

Comment rendre présent la cible dans la conception du projet ?

Mettre tout le monde dans la même salle une fois par an pour faire la fête.

Pour le reste, créer du lien entre les personnes qui crée de la valeur et ceux qui vont l'utiliser via le côté convivial et humain. Pour résoudre les problèmes, on les résout avec les personnes compétentes. Et les pilotes de la pensée complexe de la chaine de valeur ont tout en tête.

L'intérêt est de favoriser les liens entre les producteurs et les utilisateurs du commun. Poser la question de quelle valeur je veux créer et rétribuer en fonction de ça. Le choix de payer ou pas est stratégique : si c'est stratégique, le payer. Accepter de tout payer si c'est stratégique, le pilote de projet décide de qui est payé, et cela peut être au consentement avec son équipe, par des votes,...mais c'est le pilote qui choisit.

Notes échanges

Intro de Benoît

Elodie - en collectivités, j'arrivais pas à sortir du cadre, ingérable. Pop Café, le gérant laisse les personnes s'autoorganiser pour atteindre leurs objectifs. Sur la fabrique à communs - pas beaucoup de contrib, un peu esseulée, mesurer comme dans des associations, sentir l'engagement des personnes, tout le monde a envie de de faire plein de trucs et on se retrouve tout seul quand on passe à l'action. Comment trouver un équilibre entre liberté et travail fait ?

Gabrielle - Cela comprend de situations tellement différentes, pas forcément le cadre de l'action, les règles de l'action. Y a plein de situations. J'ai certaines compétences en gestion de projet - les deux situations récentes, situations partenariales. Cela fonctionne bien, binôme avec des personnes qui ont des compétences complémentaires. Une question d'argent, comment passer de l'inno sociale à l'intégration sociale.

Romane - Y a un truc de milieu ouvert, pas forcément proche des personnes avec qui on bosse, capacité à créer du relationnel à distance, une autre manière. Avoir de bons espaces de travail :) - rester ouvert, être disponible (creuser le terme), donner un cadre et une cadence. Comment cadencer tout en ouvrant la possibilité de transmettre. Aussi l'enjeu - engagement à être transparent, pas évident en milieu classique. Capter où s'arrête sa compétence, savoir quand on est plus pertinent et donc de trouver des compères et compagnonnes. Il y a les défricheurs qui sont bons au début et vont devenir toxiques dans un second temps ? leur trouver les moyens de rester défricheur ? de trouver le cadre pour rester bon et en vivre ?

Romane dit: un truc qu'on se disait en interne dans ma structure aussi c'est qu'il faut "prévoir" un temps de reflexion personnelle aussi pour les personnes qui sont prêtes à s'impliquer en tant que "porteur de projet" pour qu'ils/elles puissent cerner les compétences dont ils auront besoin pour prendre ce rôle là et ce que ca implique, un temps d'introspection amont sur sa propre posture de gestion de projet quoi. Je dis ca parce que nous on est souvent face a des personnes en transition qui s'investissent mais au final étaient là plus pour le dynamique que pour réellement "abattre du travail et faire avancer un sujet"

Blandine - Je suis en plein dedans, j'étais infirmière, je suis à la retraite, je suis là en tant que curieuse aujourd'hui. J'ai piloté dans le cadre d'un bénévolat - sur l'habitat inclusif que toutes les parties prenantes soient actrices du projet, j'ai une tendance à être très créative, je perds du monde en cours de route. Comment intégrer des personnes qui n'ont pas l'habitude d'être dans les projets, comment les intégrer et qu'elles deviennent actrice ?

Gabrielle - En fait - la question politique ? Un exemple de projet ?

Benoît : Offre clé en mains outils collaboratifs, les ingrédients existents, manque le mayonnaiseur-euse.

Gabrielle - Y a plein d'ingrédients. La question du politique ? l'espoir c'est que les territoires de liberté se saisissent des problématiques. Quel est le lien entre les univers politiques, institutionnels et l'univers des projets et de la création de valeur ? Comment un.e pilote peut graviter, s'amuser avec ces enjeux et ces univers ? être capable d'avoir l'ouverture, être humble de ce qui émerge et ce qu'il se passe et avoir une capacité de synthèse et d'entreprise pour en faire quelque chose.

Romane : S'assurer que dans sa propre équipe il y a quelqu'un qui est connecté à ça. Nourrir un rôle et une posture de bien s'entouré. Limiter un maximum de centraliser les compétences, rôles et posture dans une personne qui devient

Blandine : Par rapport au politique, on est 3 à avoir une connaissance de notre environnement local, afin de les connaître et d'adapter à leurs discours et leurs attentes. Voir ce qui peut être intéressant.

Gabrielle : A par si tu tombes qui es passionée par le même sujet. Je vois pas comment tu échappes si tu reproduis pas quelque chose comme la proposition d'un cadre d'action. La question du cadre ? Quel est le projet ?

Elodie : Le cadre peut être posé en commun, le ou la pilote est guarant que ce soit fait, pas forcément la qualité du cadre si c'est pas son truc (s'entourer des expert.e.s de cadre, des cadristes ?)

On ne peut pas être bête en milieux ouverts, on ne peut être de mauvais coopérateurs comme on se le permet parfois en entreprise privé car le confort du contrat est plus difficile à délié que ne l'est le contrat de contribution.